RGPD & Politique de confidentialité

VISIOfact intervient à deux titres distincts, au sens du RGPD :

• Responsable de traitement pour les données de ses propres prospects, clients et utilisateurs de la plateforme (identité, coordonnées professionnelles, données de connexion, données de facturation) ;
• Sous-traitant pour les données de paie des salariés que ses clients (cabinets et entreprises) traitent au moyen de VISIOpaie. Dans ce cas, le client reste seul responsable de traitement vis-à-vis de ses salariés ; VISIOfact traite ces données uniquement sur instruction documentée du client, dans le cadre du contrat de service et des engagements de sous-traitance conclus avec chaque client.

L'utilisateur est toujours averti du caractère obligatoire ou non du renseignement de la donnée. Dans le cadre de la gestion de la relation commerciale et des comptes utilisateurs, VISIOfact collecte notamment :

• Nom, prénom, civilité
• Adresse email et numéro de téléphone professionnels
• Fonction et nom de l'entreprise ou du cabinet
• Identifiants de connexion à la plateforme

Ces données sont notamment collectées via les formulaires du site https://visiopaie.pro/contact.html et lors de la création d'un compte.

Dans le cadre de l'utilisation de VISIOpaie pour produire la paie de ses clients, et en qualité de sous-traitant, VISIOfact peut être amenée à traiter les données de paie suivantes, saisies ou importées par le client :

• État civil des salariés (nom, prénom, date et lieu de naissance)
• Numéro de sécurité sociale
• Adresse postale personnelle, situation familiale
• Éléments de rémunération, absences, congés, cotisations, éléments variables de paie
• Coordonnées bancaires (RIB) nécessaires au versement des salaires
• Documents liés à la production sociale (bulletins, DSN, déclarations sociales)

Du fait de votre navigation sur le site https://visiopaie.pro, VISIOfact collecte également les données de navigation (cookies et adresse IP).

Sous réserve des lois applicables, nous collectons des informations vous concernant lorsque vous :

• demandez une démonstration ou remplissez un formulaire sur notre site https://visiopaie.pro ;
• nous contactez par téléphone, e-mail ou courrier ;
• utilisez la plateforme VISIOpaie dans le cadre de votre production sociale, ou faites saisir/importer des données de paie par votre organisation.

VISIOfact procède à des traitements automatisés de vos données à caractère personnel, notamment lors de votre connexion au site et dans le cadre des formulaires en ligne.

Enfin, des « cookies » peuvent être implantés dans votre ordinateur lors de votre connexion. Vous pouvez vous y opposer en configurant votre navigateur, comme expliqué sur le site de la CNIL : cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser.

VISIOfact est destinataire des données à caractère personnel qu'elle recueille via le site https://visiopaie.pro et la plateforme VISIOpaie. VISIOfact fait appel à ses équipes internes ainsi qu'à des partenaires et sous-traitants techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service : hébergeur, prestataires de messagerie et de paiement, organismes sociaux et administrations destinataires légaux des déclarations (URSSAF, DGFIP, caisses de retraite et de prévoyance, via la DSN).

Ces destinataires n'ont accès à vos données que dans la limite de ce qui est nécessaire à l'exécution de leur mission, et sont tenus à une obligation de confidentialité.

La transmission de données à caractère personnel à VISIOfact relève de la responsabilité de l'utilisateur ou du client qui les communique (par exemple, les données de ses salariés saisies dans VISIOpaie). Il appartient à ce dernier de s'assurer qu'il est autorisé à communiquer ces données et que cette communication est conforme à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment vis-à-vis de l'information de ses propres salariés.

Sous réserve des lois applicables, nous collectons et traitons vos données dans le cadre des activités suivantes :

• la création et la gestion de votre compte VISIOpaie ;
• la fourniture du moteur de paie, des agents IA et des services associés (préparation, contrôle, déclarations sociales, reporting) ;
• la sécurisation des accès et des échanges sur la plateforme ;
• la gestion administrative, commerciale et comptable de la relation client ;
• l'assistance et le support technique ;
• des statistiques et enquêtes de satisfaction anonymisées ;
• l'envoi d'informations relatives à votre production sociale et, sous réserve de votre consentement, de communications sur nos services.

Le traitement de vos données s'effectue dans le respect du contrat qui vous lie à VISIOfact (conditions générales, contrat de sous-traitance). Certains traitements sont nécessaires au respect d'obligations légales liées à la production sociale (déclarations sociales, DSN, obligations comptables et fiscales). D'autres traitements, notamment à des fins de prospection commerciale ou de dépôt de cookies non essentiels, reposent sur votre consentement.

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques, informatiques et organisationnelles afin de garantir la sécurité et la confidentialité de l'intégralité de vos données personnelles, et de prévenir toute attaque, traitement illicite, perte ou destruction.

• Vos données sont hébergées en Europe (HETZNER Online GmbH, Allemagne).
• VISIOfact met à votre disposition un accès sécurisé à la plateforme au moyen d'identifiants personnels.
• En cas de violation de données, VISIOfact notifiera l'autorité de contrôle compétente (CNIL) dans les délais prévus par la réglementation applicable.

La totalité de vos données est stockée et conservée en toute sécurité sur des serveurs localisés au sein de l'Union européenne. Dans le cadre de ses activités, VISIOfact peut être amenée à recourir à des prestataires ou partenaires situés au sein de l'Union européenne. Ces derniers sont tenus de respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.